Cambiar documentos en remoto ya es posible gracias a las herramientas de trabajo en la nube.

 

Gestionar la operatividad de un establecimiento de salud visual no es una tarea sencilla. Hay que organizar los equipos, gestionar stocks o manejar la comunicación sin olvidar las preocupaciones de los pacientes, algo que requiere tiempo y energía. Cada vez es más útil y rentable trabajar desde la nube, pudiendo acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

 

Hemos reunido algunas de las herramientas más relevantes dependiendo si se busca organizar el trabajo, dinamizar la presencia en redes sociales, trabajar a través de documentos compartidos o hacer envíos de emails a una base de datos.

 

A continuación las más destacadas para mejorar la gestión de tu óptica.

 

Tener todas las conversaciones en el mismo lugar con Slack

Las cadenas de correos se acumulan y después es muy difícil encontrar la información cuando se necesita. Slack  es una herramienta válida para smartphone, tablet u ordenador de sobremesa que unifica a través de canales a todos los miembros de un equipo. Se integra mediante widgets con la mayoría de las aplicaciones y redes sociales como Twitter, Mailchimp o Google Drive por lo que permite saber en todo momento el estado de esas plataformas. Su principal ventaja reside en que sirve para reunir toda la información en un mismo punto.

Slack también ofrece la posibilidad de abrir canales privados (a los que sólo puede acceder parte del equipo) y mensajería instantánea, con las mismas funcionalidades para compartir documentos que los canales. Por último, Slack ofrece un bot de recuerdo de fechas importantes, como hitos de entregas, deadlines… etc, programables.

 

Edita los documentos de trabajo en línea con Google Drive

Subir un acta, guardar una copia de una factura o exponer las normas de trabajo al equipo es más sencillo a través de Google Drive . Esta herramienta, propiedad de Google, permite a cualquier usuario con un correo electrónico de gmail editar documentos de word, crear hojas de cálculo, preparar presentaciones atractivas y agrupar todo ese contenido a través de carpetas compartidas con otros usuarios.

Está disponible tanto para PC como smartphone o tablet por lo que se puede editar cualquier contenido “on-the-go” y tenerlo listo para cada momento o para cambiarlo cuando sea necesario. Sus posibilidades de edición de texto y manejo de tablas de cálculo aún son algo limitadas pero son más que suficientes para las necesidades operativas de un negocio visual como las ópticas. Google Drive facilita la tarea comercial y de oficina, aunando todo el contenido en la nube con un espacio máximo de almacenamiento de hasta 15GB de forma gratuita.

 

Programa y monitoriza las redes sociales desde Hootsuite.

Hootsuite  no es una herramienta nueva pero sí es una de las que mejor ha sabido desarrollarse como plataforma de gestión de redes sociales. Esta aplicación multidispositivo permite (en su versión gratuita) hasta un máximo de 3 perfiles de distintas redes sociales. A través de columnas se puede seleccionar qué áreas de esas redes nos interesa monitorizar (mensajes, comentarios, publicaciones, hastags, retweets, nuevos seguidores…) pudiendo interactuar a través de HootSuite en las propias plataforma, como si estuviésemos logueados. Permite programar posts, tweets o publicaciones en aquellos perfiles que están sincronizados para automatizar la difusión de contenido. Además, la herramienta elabora informes sobre la interacción de los usuarios con las publicaciones, pudiendo optimizar los mensajes hacia la comunidad desde un mismo lugar.

 

Organiza los proyectos con Trello

Trello es una herramienta increíble para dividir el trabajo dentro de cualquier organización de una manera atractiva y sencilla. Trello permite crear “cartas” como se denominan a las diferentes acciones de un proyecto, esas cartas van dentro de “tableros” que hacen referencia a las fases. Así, en un mismo tablero se pueden incluir varias cartas y dentro de cada carta se pueden incluir enlaces, vídeos, PDFs o cualquier adjunto que resulte relevante. Las cartas actúan como post-its que se pueden mover a través de los tableros para actualizar el estado del proyecto.

De esta forma se puede organizar un flujo de trabajo asignando personas a cada tablero o proyecto y que en todo momento el equipo sepa en qué estado se encuentra cada proyecto, fase o acción y quienes son los responsables, se sincroniza con todos los dispositivos.

 

Pon en marcha el mailing con Mailchimp

Mailchimp  permite a las pequeñas y medianas empresas enviar comunicaciones de email hacia su base de datos, su éxito es en parte debido al amplio número de plantillas atractivas con las que los propios usuarios pueden construir sus emails sin tener conocimientos previos de código HTML. La herramienta permite segmentar las bases de datos por listas y ofrece análisis de rendimiento como la tasa de apertura o los enlaces que generan mayor interés. La versión gratuita de Mailchimp permite una base de hasta 2000 leads y un máximo de 12.000 emails al mes.


Las posibilidades para gestionar la comunicación en la óptica se amplían con la llegada de las herramientas digitales y la posibilidad de trabajar en la nube. Haciendo uso de ellas las ópticas podrán ser más eficientes en su operativa y tendrán una relación más directa y personalizada con los clientes, convirtiendo el establecimiento en la mejor manifestación de los valores de la marca.

Aunque no desesperes, si no tienes tiempo para aprender y gestionar todo esto, CECOP puede hacerlo por ti a través de su servicio de marketing digital.