Cómo mejorar el rendimiento de tu óptica

Facturación que va desde la caja y el libro de facturación hasta la administración de almacén, compras, pedidos y actualización de stock; Organización tanto de registros de clientes, proveedores, empleados y productos hasta de actividades y tareas; Campañas de comunicación, marketing y fidelización; Almacenamiento de información y documentación… La lista de tareas, necesidades y rutinas diarias de una óptica puede resultar interminable. ¿Sabes qué herramientas te ayudan a obtener un mejor rendimiento ahorrando tiempo y dinero? ¡Te las mostramos!

 

Las imprescindibles del día a día, gratis

Aunque existen softwares específicos con los que puedes gestionar de forma integral tu óptica, hay alternativas gratuitas que te ayudan a optimizar el flujo de trabajo de forma muy sencilla. Apunta:

1. LibreOffice: Es la alternativa gratuita a Microsoft Office, se actualiza periódicamente y, aunque no cuenta con todas las funcionalidades que ofrece su competidor, sí puedes acceder a ellas a través de plugins.

2. Gmail: ¿Quién no conoce todas las opciones y facilidades que incluye el correo más completo del mundo? Cabe destacar la opción del calendario, de la agenda de contactos y la inteligencia artificial que sugiere respuestas rápidas o detecta, por ejemplo, si señalas que adjuntas un archivo y no envías ninguno.

3. Billage: Es uno de los programas de facturación más populares de España, en parte por el gran soporte al usuario que ofrecen, así como sus tutoriales y guías para aprender a sacarle el máximo provecho.

 

Herramientas para organizar, almacenar y compartir

4. Trello: Gestionar el equipo, el tiempo y organizar tareas es mucho más sencillo con Trello. Permite añadir tareas e hitos, a los que asociar una fecha límite, la persona que deberá llevarlos a cabo, marcar su prioridad y hacer un seguimiento exhaustivo hasta que se han completado.

5. Dropbox o Google Drive: Son las dos fórmulas más populares de almacenar los documentos en la nube y compartirlos con quien se elija de forma segura.

6. Wetransfer: Si necesitas compartir un archivo de forma instantánea que, por su peso, no puedes enviar por mail, esta es la vía más sencilla. Basta con subir el archivo a la web de Wetransfer e indicar el mail del destinatario para que este reciba el enlace a través del que descargar tu documento.

7. Google Docs: Permite crear documentos entre varias personas, da igual si es un Excel, Word o de cualquier otro tipo.

8. LastPass: ¿Cuántas contraseñas tienes que recordar cada día? ¿Y cuántas compartes con el resto de empleados? ¿Y cuánto tiempo puedes perder en localizarlas? Con LastPass puedes tenerlas todas guardadas de forma segura en la nube y enviarlas cómodamente.

 

Comunicación, Marketing y Diseño… ¡bajo control!

9. Wordpress: Es el CMS de creación web de moda. Y motivos no le faltan: es la fórmula más económica de crear tu propia web y también, la más sencilla de utilizar si quieres tener y gestionar tu blog de forma interna.

10. Canva: Es el programa de diseño que odian los diseñadores… ¡y aman el resto de usuarios! Todo lo que imaginas y necesitas sobre diseño y maquetación podrás ejecutarlo de forma fácil, intuitiva y rápida con Canva. ¡Y free, por supuesto!

11. Hootsuite: Crear un calendario de publicaciones y programarlo en tus redes sociales para que se publiquen el día y hora señalados es posible. Y fácil. Por algo es una de las herramientas favoritas de los expertos en social media…

12. Mailrelay o Mailchimp: Son los dos gestores de email marketing más populares porque son muy sencillos de utilizar y permiten sacarle el máximo partido a tu lista de correos y ambos están disponibles en modalidad gratuita.

 

¿Cuál de estas herramientas será la primera que vas a probar para sacarle el máximo provecho a tu tiempo y el de los empleados de tu óptica?